Jak poprawnie pisać e-maile? Zwroty w języku angielskim i francuskim

W pracy biurowej, zazwyczaj wysyła się mnóstwo wiadomości e-mail. Jeśli jest to dodatkowo międzynarodowa korporacja, jest ich jeszcze więcej, ponieważ to główny sposób komunikacji. Zdarza się, że nigdy nie spotkamy osób z drugiego końca świata i jesteśmy wtedy odbierani tak, jak wygląda nasz styl wypowiedzi. Zatem jak pisać poprawnie?

Przez kilka lat w korporacji pracowałam z różnymi osobami. Niektóre wiadomości były tak miłe, że uśmiech sam cisnął się na usta, ale zdarzały się też takie, które budziły moje szczere zdziwienie, że można coś takiego wysłać… Przez słowo pisane można zyskać, albo stracić w oczach odbiorcy. Co więc robić żeby nasze wiadomości były pełne profesjonalizmu?

Witam

Zacznijmy od największego i najczęstszego błędu. Nie zaczynamy e-maili od słowa witam.

Słowo witam wyraża wyższość nadawcy wobec odbiorcy, co nie zawsze odpowiada rzeczywistej sytuacji pomiędzy rozmówcami. Podczas spotkania, osoba o wyższym statusie może powiedzieć witam, np. przełożony do pracowników, gospodarz do gości, wykładowca do studentów. Nie odwrotnie.

Zwroty grzecznościowe

  • W języku polskim rozpoczynamy zwrotem grzecznościowym z przecinkiem lub wykrzyknikiem:

Szanowna Pani! lub Szanowna Pani,

  • Po wykrzykniku rozpoczynamy wielką literą, a po przecinku małą literą lub wielką literą (wpływ angielskiej kultury).

Cześć Anno,

dziękuję za wiadomość.

  • W języku angielskim rozpoczynamy zwrotem grzecznościowym z przecinkiem:

Dear Anna,

Thank you for your email.

  • W języku polskim nie stawiamy przecinka po pozdrowieniu:

Pozdrawiam

Monika

  • W języku angielskim stawiamy przecinek po pozdrowieniu:

Regards,

Monika

Adres e-mail

Jeżeli piszemy do urzędu, klienta, staramy się o pracę, czyli w oficjalnej sprawie, lepiej żeby nasz adres e-mailowy nie był czymś na podobieństwo buziaczekkisski007@wp.pl. Żadne buziaczki, żadne kisski, tylko imię i nazwisko, ewentualnie dodatkowa liczba, ale nie pozdro 600.

Temat wiadomości i adresaci

Nie wysyłamy e-maila bez tematu, ponieważ, jest to skrót intencji i musi być zawarty. Powinny być to słowa klucze, ale na przykład, starając się o pracę, nie piszemy „CV”, tylko „Aplikacja na stanowisko doradcy ds. wizerunku” i zwracajmy uwagę na literówki.

Czcionka, znaki interpunkcyjne i ortografia

Jeśli kopiujemy i tekst ma inny format, należy go dostosować do reszty wiadomości. Nie piszemy czcionkami, które ledwo da się odczytać. Używamy przecinków, kropek, pojedynczych spacji, ale nie używamy ciągu WIELKICH LITER – online oznacza krzyk i jest bardzo niegrzeczne. Przed wysłaniem, sprawdzamy poprawność samodzielnie lub za pomocą programów, jest naprawdę spory wybór (np. Word, ortograf.pl, grammarly.com).

Przejrzystość

Jeśli wiadomość jest długa, postarajmy się żeby miała wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Najważniejsze elementy możemy zaznaczyć, ale bez przesady. Odstępy między akapitami są jak najbardziej wskazane. Jeśli dodajesz pliki, dodaj zdanie o tym co znajduje się w załączeniu.

Czas na odpowiedź

Są e-maile na które niekoniecznie mamy ochotę odpowiadać, ale trzeba. Jeśli nie zrobimy tego w ciągu kilku godzin, powinniśmy odpisać maksymalnie do 24 godzin. Jeśli to my upominamy się o odpowiedź, lepiej użyć zwrotu „Kontaktuję się ponownie, żeby upewnić się, że dostała Pani moją wiadomość.”, zamiast „Czy otrzymała Pani moją wiadomość?”. Pretensjonalny ton niczego nie przyspieszy.

Dodatkowo, przygotowałam dla Was uniwersalne zwroty do wykorzystania w wiadomości e-mail w trzech językach: polskim, angielskim i francuskim.

E-mail nieformalny

Otwarcie

Cher Michel, Dear Michael, Cześć Michale,
Salut Michel, Hello Michael, Cześć Michale,
Coucou Michel, Hey Michael, Hej Michale
Mon chéri / Ma chérie, My Dear, Mój Drogi/Moja Droga,

Wstęp

Merci pour votre courriel. Thank you for your E-mail. Dziękuję za Twojego maila.
Cela m’a fait plaisir d’avoir de tes nouvelles. It was good to hear from you again. Cieszę się, że się odezwałeś/-aś.
Je suis désolé de ne pas t’avoir écrit depuis si longtemps. I am very sorry I haven’t written for so long. Przepraszam, że nie pisałem/-am tak długo.
Cela fait si longtemps que l’on ne s’est pas contacté. It’s such a long time since we had any contact. Minęło sporo czasu od naszego ostatniego kontaktu.

Rozwinięcie

Je t’écris pour te dire que… I am writing to tell you that… Piszę, by przekazać Ci…
Merci pour l’envoi de… Many thanks for sending… Dziękuję bardzo za przesłanie/zaproszenie/załączenie…
Je te suis très reconnaissant(e) de m’avoir fait savoir que… I am very grateful to you for letting me know that… Jestem Ci bardzo wdzięczny za poinformowanie mnie/zaoferowanie mi/napisanie mi…
J’ai la joie de vous annoncer que… I am delighted to announce that… Z przyjemnością powiadamiam, że…
Je suis désolé(e) de vous informer que… I am sorry to inform you that… Z przykrością piszę, że…

Zakończenie

…envoie ses salutations. …sends his/her love. Pozdrowienia od…
Dis bonjour à… de ma part. Say hello to … for me. Pozdrów ode mnie…
Dans l’attente d’une lettre de ta part… I look forward to hearing from you soon. Czekam na Twoją odpowiedź.
Envoie-moi des nouvelles quand tu en sauras plus. Send me news, when you know anything more. Napisz, gdy będziesz miał jakieś nowe informacje.
Prends soin de toi. Take care. Trzymaj się ciepło.
Je t’aime. I love you. Kocham Cię.
Amicalement, Kindest regards, Serdecznie pozdrawiam,
Bien à vous/toi, All the best, Ściskam,
Tendrement, All my love, Buziaki,
Bisous, Much love, Mnóstwo buziaków,

E-mail formally

Otwarcie

Monsieur, Dear Sir, Szanowny Panie,
Madame, Dear Madam, Drogi/Szanowny Pani,
Madame, Monsieur, Dear Sir / Madam, Szanowni Państwo,
Madame, Monsieur Dear Sirs, Szanowni Państwo,
Aux principaux concernés, To whom it may concern, Szanowni Państwo,
Monsieur Dupont, Dear Mr. Smith, Szanowny Panie Kowalski,
Madame Dupont, Dear Mrs. Smith, Szanowna Pani kowalska,
Mademoiselle Dupont, Dear Miss Smith, Szanowna Pani Kowalska,
Madame Dupont, Dear Ms. Smith, Szanowna Pani Kowalska,
Monsieur Michel Dupont, Dear Michael Smith, Szanowny Panie Michale Kowalski,
Cher Michel, Dear Michael, Drogi Michale,

Wstęp

Nous vous écrivons concernant… We are writing to you regarding… Piszemy do Państwa w sprawie…
Nous vous écrivons au sujet de… We are writing in connection with … Piszemy do Państwa w związku z…
Suite à… Further to… W nawiązaniu do…
En référence à… With reference to… Nawiązując do…
J’écris afin de me renseigner sur… I am writing to enquire about… Piszę do Państwa z zapytaniem o…
Je vous écris de la part de… I am writing to you on behalf of… W imieniu Pana Michalaka, piszę do Państwa…
Votre société m’a été chaudement recommandée par… Your company was highly recommended by… Pańska firma została nam wysoce polecona/rekomendowana przez…

Rozwinięcie

Si cela ne vous occasionne aucun désagrément… Would you mind if… Czy miałby Pan coś przeciwko…
Auriez-vous l’amabilité de… Would you be so kind as to… Czy byłby Pan tak uprzejmy…
Nous vous saurions gré si vous aviez l’obligeance de nous envoyer plus d’informations sur… We would appreciate it if you could send us more detailed information about… Bylibyśmy wdzięczni gdyby mógł Pan przesłać nam więcej informacji na temat…
Je vous saurai gré de… I would be grateful if you could… Byłbym wdzięczny, gdyby Pan zechciał…
Pourriez-vous me faire parvenir… Would you please send me… Czy mógłby mi Pan przesłać…
Nous sommes intéressés par la réception de… We are interested in receiving… Jesteśmy zainteresowani nabyciem/otrzymaniem…
Je me permets de vous demander si… I must ask you whether… Chciałbym zapytać, czy…
Pourriez-vous recommander… Could you recommend… Czy mógłby mi Pan polecić…
Nous vous prions de… You are urgently requested to… Proszę o pilne przesłanie mi…
Nous vous serions reconnaissants si… We would be grateful if… Będziemy wdzięczni, jeśli…
Nous sommes intéressés par … et nous désirerions savoir … We are interested in … and we would like to know … Jesteśmy zainteresowani…i chcielibyśmy się dowiedzieć…
Nous avons étudié votre proposition avec la plus grande attention et… We carefully considered your proposal and… Dokładnie przeanalizowaliśmy Państwa propozycję i…
Nous regrettons de vous informer que… We are sorry to inform you that… Z przykrością informujemy, że…
Je vous présente mes excuses pour ne pas avoir fait suivre votre message plus tôt, mais à cause d’une faute de frappe, votre courriel a été classé comme „utilisateur inconnu”. I apologise for not forwarding the message sooner, but due to a typing error your mail was returned marked „user unknown”. Przepraszam, że nie przesłałem Panu tej wiadomości wcześniej, ale z powodu pomyłki w adresie, wiadomość została do mnie odesłana z powrotem.

Zakończenie

Pour toute aide complémentaire, merci de me contacter. If you need any additional assistance, please contact me. Jeżeli potrzebuje Pan dodatkowej pomocy, proszę mnie poinformować.
En vous remerciant par avance… Thank you in advance Z góry dziękuję…
Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire. Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. Jeżeli potrzebuje Pan jakichkolwiek dodatkowych informacji, proszę się ze mną kontaktować.
Je vous serais reconnaissant si vous pouviez étudier cette question aussi rapidement que possible. I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible. Będę bardzo wdzięczny za zapoznanie się ze sprawą tak szybko, jak to możliwe.
Nous espérons avoir pu vous fournir toutes les informations nécessaires. We hope that we were able to provide you with all the necessary information. Mamy nadzieję, że byliśmy w stanie przekazać wszystkie niezbędne informacje.
Nous vous serions reconnaissant de bien vouloir nous faire parvenir votre réponse avant le (date). We would be grateful if you could send us your reply before (date). Będziemy wdzięczni, jeśli moglibyście przesłać nam Waszą odpowiedź przed (data).
Merci de répondre dès que possible, étant donné que… Please reply as soon as possible because… Będę wdzięczny za szybką odpowiedź, ponieważ…
N’hésitez pas à me contacter pour toute question que vous auriez. If you require any further information, feel free to contact me. Jeżeli potrzebuje Pan jakichkolwiek dodatkowych informacji, proszę o kontakt.
Je me réjouis de la possibilité d’une collaboration future. I look forward to the possibility of working together. Cieszy mnie możliwa perspektywa współpracy.
Merci pour votre aide. Thank you for your help in this matter. Dziękuję za Pańską pomoc w tej sprawie.
Si vous avez besoin de davantage d’informations… If you require more information … Jeżeli potrzebuje Pan dodatkowych informacji…
Merci de votre confiance. We appreciate your business. Doceniamy Państwa pracę.
Merci de me contacter, mon numéro de téléphone est le… Please contact me – my direct telephone number is… Proszę o kontakt – mój numer telefonu to…
Dans l’attente de votre réponse. I look forward to hearing from you soon. Czekam na Pana odpowiedź.
Veuillez agréer l’expression de mes sentiments respectueux. Yours faithfully, Z wyrazami szacunku,
Veuillez recevoir mes plus cordiales salutations. Yours sincerely, Z wyrazami szacunku/Pozdrawiam,
Veuillez agréer mes salutations distinguées. Respectfully yours, Z poważaniem,
Meilleures salutations, Kind/Best regards, Pozdrawiam serdecznie,
Cordialement, Regards, Pozdrawiam,

Mam nadzieję, że post będzie dla Was przydatny, zwłaszcza, że w obecnej sytuacji związanej z koronawirusem wiele osób pracuje zdalnie. Życzę Wam dużo zdrowia oraz samych profesjonalnych mejli.

Dajcie znać w komentarzu czy jest coś co chcielibyście dodać do tej listy?

 

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s